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Marcelo Arese

Esse artigo foi originariamente publicado na revista Manutenção da ABRAMAN - Associação Brasileira de Manutenção (atualmente Associação Brasileira de Manutenção e Gestão de Ativos), edição 84 de novembro/dezembro de 2001. Passados quase 18 anos, os tópicos abordados ainda são atuais. O foco do artigo é na implementação de sistemas informatizados de gerenciamento de manutenção, conhecidos pela sigla CMMS, do inglês Computerized Maintenance Management Systems. Com o surgimento da PAS-55, e posteriormente a ISO 55001, tornou-se necessário que esses sistemas abrangessem o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos corporativos, desde o seu projeto e aquisição, até a retirada de serviço e venda. Passaram a ser denominados de EAM, do inglês Enterprise Asset Management - Gestão de Ativos Corporativos.

O que pode dar errado na implementação de um CMMS e quais as suas causas? Duas informações pertubadoras para gestores de manutenção ou responsáveis pela implantação de um CMMS, reveladas em livros referência no tema, são apresentadas: a primeira, citada por Willian Cato e Keith Mobley em seu livro Computer managed maintenance systems in process plants, é que muitos CMMS, após sua implementação, não atuam como sistema de gerenciamento ou muitas vezes tem sua capacidade gerencial limitada. A segunda, tão preocupante quanto a primeira, é que aproximadamente 50% dos CMMS estão fadados a falhar em menos de 2 anos de operação, segundo Terry Wireman em seu livro Developing performance indicators for managing maintenance. Embora sejam livros escritos no início da década passada, nos dias de hoje todo o cuidado deve ser tomado no projeto de implantação e uso dos CMMS para que o resultado não seja decepcionante como os expostos pelos dois autores. Neste artigo discutimos as razões mais comuns que podem causar o insucesso desses projetos.

Falta de planejamento da implantação

A implementação de um CMMS deve ser tratada como um grande projeto, por ser complexa e de longa duração. Em função disto, é imperativo que se faça um cronograma definindo as etapas, recursos necessários, responsáveis, planos de treinamento e prazos; e que haja um coordenador experiente para conduzir a implementação.

Falta de recursos

Recursos limitados, tanto humanos ou financeiros, ocorrem em função de um mal planejamento da sua implementação. Não se deve esquecer que: a equipe de apoio a implementação deve ser bem selecionada garantindo que ninguém seja remanejado, ao longo do projeto, para um de maior prioridade; é importante que o setor de informática da empresa esteja envolvido desde a seleção do software até o fim do projeto; as necessidades de treinamento da equipe de implementação devem ser bem definidas e estarem inseridas no custo total do projeto e, que seja prevista uma verba para o contrato de manutenção do software.

Falta de comunicação

Em uma implementação estão envolvidas muitas pessoas, do gerente de manutenção, passando pelos engenheiros e técnicos até o executante. O gerenciamento do projeto é um requisito fundamental e informações claras e concisas são pontos fortes desta função. Deve-se constantemente informar aos envolvidos como está o andamento do cronograma da implementação. Atrasos, dificuldades e desvios devem ser tratados claramente e com a participação de todos, pois contribui para o envolvimento e comprometimento da equipe.

Falta de conhecimento

A equipe de implementação deve ser composta por pessoas que, somando, tenham conhecimentos do sistema, de planejamento e controle de manutenção e conhecimento técnico específico da planta em questão. É essa equipe que irá criar as rotinas, identificar equipamentos e sobressalentes e realizar treinamentos. Caso nenhum dos componentes tenha conhecimento prévio de CMMS, se torna necessário completar a equipe com um consultor externo.

Falta de treinamento

Atenção especial aqui ! Não importa o quão amigável pareça o uso do CMMS, o treinamento deve englobar todos os níveis de usuários, principalmente o executante de manutenção. Lembre-se de que as informações fornecidas pelos executantes são o principal alimento para o seu sistema.

Expectativas

É comum achar que o simples fato de se implementar um CMMS irá resultar em uma imediata melhora nos resultados da sua manutenção. Ele é uma ferramenta que irá provir a manutenção de informações formatadas, propiciando melhores condições para decisões gerenciais. Mas para isso é necessário saber como tratar as informações. Outro perigo é achar que todos os envolvidos na implementação vão comprar essa idéia e alterar as suas rotinas de trabalho de modo que possibilite ao sistema operar efetivamente. Sem uma alteração na cultura de trabalho o CMMS não irá gerar os benefícios esperados. Rotinas precisam ser redefinidas e cumpridas, os serviços serem planejados e controlados e os registros confiáveis.

Resistência versus colaboração

Em todo trabalho de equipe nos deparamos com atitudes negativas de alguns indivíduos. Pessoas negativas costumam dragar as energias da equipe. É necessário que se entenda o porquê dessas atitudes e como superá-las. As atitudes negativas geralmente são causadas por: baixa auto-estima, medo, ressentimento, conflitos não-resolvidos, incapacidade de aceitar mudanças e tédio. Atualmente as mudanças são uma constante nas empresas e muitos empregados se recusam a aceitar isso por uma única razão: têm medo. A resistência a mudança é natural e previsível. Na verdade as pessoas mais positivas e bem-sucedidas são as mais resistentes, em primeiro momento, pois estão em posição privilegiada e tem medo de perder o que conquistaram. Uma mudança na rotina de trabalho e um aumento do controle são suficientes para criar receios.

Não tratamento das informações

Algumas vezes esquecemos o motivo o qual nos leva a implementar um SIGA: gerenciar a manutenção. A manutenção emite ordens de serviço, o executante preenche o histórico, mas essas informações nunca são analisadas. Deste modo, ninguém vê a importância em fornecer informações e o sistema cai em descrédito.

Informações pobres

Para que se faça a análise dos dados, as informações que alimentam o sistema devem ser acuradas. Caso contrário, não será possível tomar decisões gerenciais baseadas nas informações do sistema. Assim, mais uma vez o sistema cai em descrédito.

Implementações pobres ou incompletas
O grande vilão. A maioria dos insucessos tem como causa a não implementação do sistema em sua totalidade. Isso ocorre por não se conhecer ou não saber como utilizar toda a capacidade do sistema. Willian Cato e Keith Mobley estimam que, em média, somente 30% dos módulos de um CMMS é utilizado e deste, somente 30% de sua funcionalidade é utilizada. Isto resulta em uma utilização de apenas 9% de toda a capacidade do seu sistema.

Conclusão
Nenhuma das causas estão relacionadas com o software nem com o hardware, e sim com o peopleware. Não importa se você tem o melhor ou o pior sistema do mundo. O sucesso do seu CMMS está atrelado ao compromisso dos usuários no cumprimento das rotinas definidas, e em saber utilizar as informações fornecidas pelo sistema para melhor gerenciar os recursos da manutenção e garantir a confiabilidade dos seus equipamentos.

Rio de Janeiro, 06/09/2019.